Power BI na contabilidade: automatize relatórios

Você está pensando em usar o Power BI na contabilidade? Quer saber quais processos o Power BI pode ajudar a otimizar?

Como consultoria em Power BI , trabalhamos com dezenas de profissionais da área de contabilidade. Neste artigo, queremos compartilhar como  as principais empresas de contabilidade estão usando o Power BI para aprimorar seus processos de negócios.

Se você quiser saber mais sobre o Power BI e o que ele é, sinta-se à vontade para consultar nosso guia definitivo do Power BI .

Automatize relatórios financeiros

Se o seu escritório de contabilidade oferece consultoria financeira além da simples escrituração contábil, você provavelmente compartilha relatórios financeiros com os clientes. O processo de produção desses relatórios financeiros é bastante demorado, pois envolve várias etapas que geralmente são realizadas manualmente, incluindo:

• Extração de dados do QuickBooks Online, Xero ou outros sistemas de contabilidade
• Transformação de dados no Excel
• Arrastando as fórmulas para baixo nas células do Excel

Essas tarefas de dados precisam ser executadas manualmente para cada cliente, o que consome muito tempo se você tiver um portfólio ou contas grandes. A boa notícia é que o Power BI pode automatizar cada parte desse processo manual.

Por exemplo, veja como um escritório de contabilidade com o qual trabalhamos automatizou esses processos com o Power BI:

• Eles usaram um conector do QuickBooks Online para extrair os dados automaticamente de mais de 50 contas de clientes e combiná-los em um único banco de dados. O conector atualiza os dados automaticamente a cada 2 horas, automatizando completamente o processo de extração de dados.
• Eles usaram o Power Query dentro do Power BI para aplicar etapas de transformação de dados. Como resultado, sempre que atualizavam os dados, as etapas eram aplicadas automaticamente.
• Eles usaram o modelo gratuito do Power BI QuickBooks Online para visualizar seus dados, o que economizou dezenas de horas desenvolvendo o relatório eles mesmos.

Conectores de dados semelhantes também estão disponíveis para Xero e Zoho Books , permitindo que os clientes automatizem a extração de dados de seus sistemas de contabilidade.

Criar portais de relatórios de clientes

Algumas contabilidades vão além e criam portais online onde seus clientes podem acessar e visualizar seus relatórios a qualquer momento. Veja como esses portais são normalmente construídos:

1. Um único relatório do Power BI é criado e combina os dados de todos os clientes.
2. Uma regra de segurança em nível de linha é criada no Power BI. Quando os clientes efetuam login, o portal identifica o ID do usuário e aplica a regra de segurança, que mostra apenas as linhas de dados relevantes para o cliente conectado.
3. Um portal do Power Pages é criado como uma interface front-end onde os usuários podem fazer login e visualizar seus relatórios
4. Por fim, um relatório do Power BI é incorporado ao portal do Power Pages.

Essa abordagem tem vários benefícios:

1. Contadores podem compartilhar relatórios do Power BI com usuários sem licença . Isso facilita o processo, pois não precisam adquirir licenças do Power BI para cada cliente individualmente.
2. Os portais do Power Apps podem ser totalmente rotulados como “enquanto”, para que os usuários nunca saibam que foram desenvolvidos com o Power BI e o Power Pages. Como resultado, eles se parecem com softwares personalizados que os contadores desenvolveram para seus escritórios. Isso, em última análise, ajuda a se destacar da concorrência e se torna um diferencial de vendas.

Criar Análise Contábil Avançada

A funcionalidade do Power BI é mais adequada para análises financeiras em comparação com planilhas tradicionais. Depois de se familiarizar com a interface, você poderá criar painéis contábeis incríveis .

O Power BI tem vários recursos que o tornam uma ótima escolha para análise financeira, incluindo:

1. Funções DAX de inteligência temporal – elas permitem que os analistas criem cálculos do ano até a data, do mesmo período do ano anterior e outros cálculos essenciais para analisar dados contábeis.
2. Análise de Big Data – planilhas têm dificuldade para processar grandes volumes de dados. Quando você se aproxima de 1 milhão de linhas no Excel, o tamanho do arquivo chega a mais de 100 MB, o que dificulta a abertura e torna o trabalho mais lento. O Power BI não só consegue processar esse volume de dados, como também permite que os usuários compartilhem relatórios por meio do serviço do Power BI . Isso significa que seu público não precisa baixar arquivos pesados ​​para visualizar a análise; em vez disso, eles a visualizariam por meio de um link da web.
3. Visualização de dados – O Power BI possui recursos de visualização de dados superiores aos de planilhas. Isso permite que os contadores comuniquem os resultados das análises aos seus clientes com clareza, tornando suas análises mais impactantes.

Análise de P&L

O Power BI permite que contadores deem vida às demonstrações de resultados com visualização interativa de dados. Ao usar esses relatórios, os clientes podem visualizar claramente as tendências de suas métricas de P&L, entender os principais fatores de mudança e detalhar as transações.

Como muitos contadores sabem, analisar porcentagens e tendências fornece muito mais contexto às demonstrações de resultados. Apresentar esses KPIs de forma visual no Power BI torna o processo de geração de relatórios para o cliente muito mais eficaz.

Análise de Fluxo de Caixa

O dinheiro é essencial para pequenas empresas, e muitos clientes se preocupam com suas métricas de fluxo de caixa constantemente. Criar análises de fluxo de caixa no Power BI ajuda os contadores a aliviar parte dessa ansiedade, aumentando a visibilidade da posição do fluxo de caixa da empresa. Isso faz com que os clientes sintam que têm mais controle sobre seu fluxo de caixa, pois sabem onde estão a qualquer momento.

Análise de Balanço Patrimonial

A análise de balanços é extremamente importante para empresas em setores como o imobiliário , pois normalmente possuem ativos e passivos maiores. É valioso para os clientes desses setores que seus contadores forneçam esses painéis, pois ajudam a manter os passivos sob controle.

Análise de Contas a Receber Envelhecidas

Toda empresa B2B se preocupa com a velocidade de cobrança. Um relatório do Power BI em AR destaca quais clientes ainda devem dinheiro à empresa, quanto devem e por quanto tempo.

Quando os contadores fornecem esse relatório aos seus clientes, eles os ajudam a coletar receitas mais rapidamente e a reduzir dívidas incobráveis, acompanhando prontamente as faturas pendentes.

Pronto para implementar o Power BI na sua contabilidade?

A importância do Power BI para contadores é inegável. Na Vidi Corp, ajudamos dezenas de escritórios de contabilidade a implementar o Power BI em seus negócios. Como resultado, temos muitos arquivos e scripts que podemos reutilizar, tornando nosso trabalho muito eficiente.

Se você quiser conversar mais sobre como implementar o Power BI em sua prática de CPA, entre em contato conosco agora !