Como consultor do Power BI, trabalhamos com décadas de contadores públicos. Vimos muitos casos de uso do Power BI para contas, e vários deles são repetidos com frequência em nossa prática.
Em nossa experiência, o Power BI é especialmente útil para contas que oferecem serviços de CFO fracionados. Os relatórios financeiros são uma parte importante desses serviços e o Power BI ajuda a automatizar e melhorar os relatórios.
O Power BI também é valioso para contadores internos, pois fornece informações de alta qualidade aos executivos que revelam conhecimentos e respaldam melhores decisões.
Neste artigo, compartilharemos as 8 formas principais pelas quais as empresas de contabilidade utilizam o Power BI para melhorar seus processos comerciais, de acordo com nossa experiência.
Antes de se aprofundar nos casos de uso do Power BI para as práticas contábeis, é importante compreender o que foi concebido. Certifique-se de usar o Power BI para o propósito previsto, não para qualquer tarefa de dados que ocorra.
Em primeiro lugar, o Power BI foi projetado especificamente para a análise de dados descritivos e a geração de relatórios. Os contadores geralmente usam o Power BI para criar tabelas e gráficos de dados que permitem analisar o rendimento financeiro de seus clientes.
Em segundo lugar, o Power BI pode extrair dados automaticamente em seus relatórios de análise de dados e programar atualizações. Você pode usar o Power Query no Power BI para conectar suas fontes de dados com um par de cliques e automatizar as etapas de transformação de dados.
Se quiser saber mais sobre o Power BI, consulte nosso guia gratuito.
Muitos contadores dedicam muito tempo à extração manual de dados de fontes financeiras. Quanto mais clientes gerentes, mais tempo você tem que se dedicar à extração manual de dados. No entanto, você pode automatizar completamente este processo com o Power BI.
O Power BI é integrado de forma nativa com mais de 250 fontes de dados, como Business Central, Anaplan e Dynamics, o que permite conectar-se a eles sem a necessidade de escrever código. Na prática, isso significa que você pode usar o menu “Obter dados” do Power BI para selecionar a fonte de dados e criar uma conexão direta com as tabelas que deseja extrair. Em seguida, você pode pressionar o botão “Atualizar” ou programar uma atualização para atualizar seus relatórios.
A Vidi Corp também oferece complementos para extrair automaticamente dados de QuickBooks Online, Xero e Zoho Books. Esses complementos podem ser usados para extrair dados de uma ou mais informações. Você também pode visualizar dados instantaneamente com nossas planilhas gratuitas do Power BI.
Os contadores no menu precisam combinar dados de várias fontes para criar informações para os clientes.
Muitos clientes têm seus dados em várias contas do QuickBooks Online em vez de uma única. Por exemplo, as imobiliárias suelen têm uma conta de QuickBooks Online por propriedade, enquanto os comerciantes minoristas têm uma conta por estabelecimento. Uma integração do Power BI com QuickBooks Online permite combinar dados de várias contas sem a necessidade de um modelo completo.
O Power BI também facilita a combinação de dados de diversas fontes, como o sistema de contabilidade, CRM e horas de cálculo do Excel. Você pode combinar e anexar conjuntos de dados no Power Query ou criar um modelo de dados com tabelas variadas.
A manutenção dos relatórios financeiros exige muito tempo. Os contadores realizam muitas tarefas manualmente ao atualizá-los, entre eles:
Estas tarefas de dados devem ser realizadas manualmente para cada cliente, que consome muito tempo e tem uma carta ou contas grandes. A boa notícia é que o Power BI pode automatizar cada parte deste processo manual.
Nós discutimos como automatizar a extração de dados por meio da conexão com seu software de contabilidade.
Os contadores podem depois usar o Power Query para aplicar suas etapas de transformação de dados, como excluir colunas, substituir valores, etc. Como resultado, essas etapas são aplicadas sempre que atualiza automaticamente seus relatórios do Power BI.
Também é possível automatizar outros fluxos de trabalho em torno do Power BI , como o envio de atualizações por correio eletrônico e a exportação de relatórios para PDF.
Algumas empresas de contabilidade de um passo além e criar portais on-line onde seus clientes podem iniciar a sessão e ver seus relatórios a qualquer momento.
Esta abordagem tem várias vendas:
O Power BI tem muitas funções de previsão que os contadores podem usar para prever vendas, fluxo de caixa e outras métricas financeiras.
Em primeiro lugar, o Power BI suporta a regressão linear , que é usada habitualmente para a previsão de séries temporais. A função Auto-ML permite criar modelos de regressão linear sem necessidade de escrever código. Como alternativa, você pode escrever fórmulas DAX para a regressão linear se precisar de mais flexibilidade.
Em segundo lugar, muitos diretores financeiros fracionários realizam previsões financeiras no Excel e utilizam o Power BI para visualizar os resultados. O Power BI facilita a combinação de dados reais e previstos em um único relatório gratuito sobre suas funções de modelagem de dados.
Finalmente, as funções de IA do Power BI, como o elemento visual “Influenciador Clave”, podem ajudar a explicar os principais fatores que impulsionam as flutuações de uma métrica específica. Essas funções de IA podem explicar instantaneamente aos clientes por que seus ingressos e despesas mudaram sem que você consulte os contadores.
Em vez de compartilhar tabelas e gráficos estáticos no Excel, por que não substituí-los com informações interativas do Power BI? Isso melhora enormemente a experiência do usuário e ajuda os clientes a encontrar informações mais úteis em seus dados.
Por exemplo, todos os painéis do Power BI são interativos, o que significa que você pode clicar em um gráfico para filtrar o resto. Você pode experimentar a interatividade no painel de contabilidade do Power BI mencionado anteriormente. Tente clicar no nome de um mês nos gráficos de linha para filtrar todos os demais gráficos por mês.
Existem inúmeras outras funcionalidades interativas do Power BI, como
marcadores ,
detalhamento e dicas de ferramentas. Ao utilizar essas funcionalidades, os contadores podem realmente dar vida aos seus relatórios financeiros e comunicar dados com muita clareza.
Muitos contadores estão enfrentando as dificuldades de trabalho com grandes volumes de dados no Excel: relatórios lentos, arquivos que alcançam mais de 100 MB.
Os arquivos pesados do Excel são difíceis de compartilhar com os clientes e geralmente são bloqueados em portáteis antigos. Os contadores podem solucionar este problema compartilhando seus relatórios através de uma plataforma da web chamada Power BI . Isso significa que você não tenderá a enviar arquivos pesados para seus clientes; você poderá consultar as informações em seu navegador por meio de um link.
Também teremos experiência na análise de milhões de filas no Power BI. Analisar esses volumes de dados no Excel seria impossível, pois os arquivos seriam ralentizados e bloqueados.
Em breve, nossos clientes demoraram entre 4 e 10 horas por mês para implementar o Power BI. Isso se deve à automatização da extração e transformação de dados para todos os clientes.
Aqui tem uma resposta de Stephanie Dolbek, diretora executiva da Angel Oak Accounting, que informou ter adiado 4 horas após a criação de painéis automatizados de Power BI para QuickBooks Online. Esses painéis automatizam os relatórios financeiros de 5 clientes e não exigem manutenção mensal.
Aqui está outra resposta de Michael Diamond, diretor financeiro da Leeward Management, que adiou 10 horas ao mês para automatizar relatórios financeiros no Power BI. Esses painéis extraem automaticamente os dados do QuickBooks Online, Zoho CRM, Zoho Creator e diversas horas de cálculo.
Os contadores podem melhorar a precisão dos relatórios automatizando a extração e transformação de dados no Power BI, eliminando erros manuais e garantindo atualizações constantes.
Por exemplo, Andy Álvarez, CPO da Modern Canabis, reduziu o tempo de preparação de relatórios em 75% e eliminou os erros de entrada manual. Como resultado, isso aumenta a confiança das partes interessadas nos dados, o que é traduzido em decisões mais baseadas em dados.
Você pode programar a atualização automática de dados de seus relatórios do Power BI até 8 vezes ao dia com uma licença padrão do Power BI Pro. Imagine atualizar seus relatórios manualmente 8 vezes ao dia; Você precisa de um emprego completo para isso!
Este é o poder da automação, você pode manter seus relatórios financeiros atualizados, agindo imediatamente sobre as mudanças em seus dados.
Por exemplo, um de nossos clientes informou que depois de implementar os relatórios do Power BI conosco, aumentou a frequência dos relatórios mensais diários.
O Power BI ajuda os contadores a comunicar com maior clareza através dos dados. Como resultado, os leitores dos relatórios financeiros do Power BI podem obter mais informações sobre seus relatórios e tomar decisões mais informadas.
Por exemplo, Mariyan Rangelov, diretor financeiro da Neterra Telecommunications, informou que os relatórios do Power BI ajudaram a identificar uma oportunidade única de acréscimo de custos por um valor de 50 000 EUR e mais oportunidades comerciais novas por um valor de 20 000 EUR por mês.
Reunimos uma lista de dashboards de contabilidade do Power BI que costumamos criar para nossos clientes. A maioria desses dashboards está disponível para download gratuito em nosso site. Outros são desenvolvidos especificamente sob encomenda.
O Power BI permite que os contadores da vida tenham estados de resultados com visualização interativa de dados. Com essas informações, os clientes podem ver claramente as tendências de suas análises de perdas e ganhos, compreender os principais impulsionadores da mudança e analisar detalhadamente as transações.
Como muitos contadores sabem, analisam porcentagens e tendências aportam muito mais contexto aos estados de resultados. Apresentar esses KPI visualmente no Power BI faz com que o processo de geração de informações aos clientes seja muito mais eficaz.
Tenga en cuenta : nossa planta Xero Power BI também inclui uma página sobre análise de equilíbrio.
A eficácia é fundamental para pequenas empresas e muitos clientes se preocupam constantemente com suas análises de fluxo de caixa. Criar uma análise de fluxo de caixa no Power BI ajuda os contadores a aliviar parte dessa ansiedade e aumentar a visibilidade da situação do fluxo de caixa da empresa. Isso faz com que os clientes sintam que têm um grande controle sobre seu fluxo de caixa, e que sabem qual é a sua situação em todo o momento.
Os painéis de fluxo de efetividade também desglosam as atividades de entrada e saída de efetividade por conta para que os contadores possam ver as principais contribuições na mudança líquida.
Tenga en cuenta : Nosso
painel do Power BI da Zoho Books inclui páginas sobre perdas e ganhos, balanço geral e fluxo de caixa, contas para cobrar antiguidades e análise de fatos pendentes.
A análise do balanço patrimonial é de extrema importância para empresas em setores como
o imobiliário , pois geralmente possuem ativos e passivos maiores. Para os clientes desses setores, é valioso que seus contadores forneçam esses painéis de controle, pois eles ajudam a manter os passivos sob controle.
Toda empresa B2B se preocupa com a velocidade de recebimento de suas receitas. Um relatório de contas a receber no Power BI destaca quais clientes ainda devem dinheiro à empresa, quanto devem e por quanto tempo.
Quando os contabilistas fornecem este relatório aos seus clientes, isso os ajuda a receber receitas mais rapidamente e a reduzir a inadimplência, acompanhando prontamente as faturas em aberto.
Temos um guia completo sobre
as melhores práticas do Power BI, incluindo modelagem de dados, visualização e governança. No entanto, existem algumas práticas recomendadas do Power BI que são especialmente relevantes para contadores.
Use modelos prontos do Power BI para começar seu desenvolvimento. Esses modelos já contêm todas as fórmulas necessárias para que seus números correspondam. Dessa forma, você não precisa passar por todo o processo de tentativa e erro na criação do seu modelo de dados e fórmulas.
Por exemplo, nosso modelo do QuickBooks Online para Power BI já inclui todas as análises de Demonstração de Resultados, Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial. É muito mais fácil instalá-lo e editá-lo do que desenvolvê-lo do zero.
O mesmo se aplica às integrações do Power BI. Codificá-las do zero é uma tarefa muito técnica e demorada. Ao mesmo tempo, já existem diversas integrações prontas para uso com o Power BI que você pode utilizar agora mesmo.
Os dados financeiros são bastante sensíveis, especialmente se você estiver trabalhando com dados de clientes. O Power BI em si é muito seguro, mas a forma como você o utiliza tem um grande impacto na segurança dos dados.
Por exemplo, se você estiver compartilhando relatórios do Power BI usando links públicos, eles serão indexados pelo Google e poderão ser encontrados por qualquer pessoa por meio de uma busca online. Em vez disso, recomendamos investir em licenças do Power BI Pro para seus clientes ou desenvolver um portal seguro para que eles possam acessar seus relatórios.
Você também pode usar recursos como segurança em nível de linha para restringir os dados exibidos para cada cliente em seus relatórios do Power BI. Dessa forma, você garante que os clientes vejam apenas os dados que devem ver, em vez do conjunto de dados completo.
A importância do Power BI para contadores é inegável. Na Vidi Corp, ajudamos dezenas de escritórios de contabilidade a implementar o Power BI em seus negócios. Como resultado, temos muitos arquivos e scripts que podemos reutilizar, tornando nosso trabalho muito mais eficiente.
Se você quiser conversar mais sobre como implementar o Power BI em seu escritório de contabilidade, entre em contato conosco agora mesmo !
