Como consultora de Power BI, hemos trabajado con decenas de contadores públicos. Hemos visto muchos casos de uso de Power BI para contables, y varios de ellos se repiten con frecuencia en nuestra práctica.
En nuestra experiencia, Power BI es especialmente útil para contables que ofrecen servicios de CFO fraccionados. Los informes financieros son una parte importante de estos servicios y Power BI ayuda a automatizar y mejorar los informes.
Power BI también es valioso para los contadores internos, ya que proporciona informes de alta calidad a los ejecutivos que revelan conocimientos y respaldan mejores decisiones.
En este artículo, compartiremos las 8 formas principales en que las empresas de contabilidad utilizan Power BI para mejorar sus procesos comerciales, según nuestra experiencia.
Antes de profundizar en los casos de uso de Power BI para las prácticas contables, es importante comprender para qué está diseñado. Asegúrese de utilizar Power BI para su propósito previsto, no para cualquier tarea de datos que se le ocurra.
En primer lugar, Power BI está diseñado específicamente para el análisis de datos descriptivos y la generación de informes. Los contadores suelen usar Power BI para crear tablas y gráficos de datos que permiten analizar el rendimiento financiero de sus clientes.
En segundo lugar, Power BI puede extraer datos automáticamente en sus informes de análisis de datos y programar actualizaciones. Puede usar Power Query dentro de Power BI para conectarse a sus fuentes de datos con un par de clics y automatizar los pasos de transformación de datos.
Si desea saber más sobre Power BI, consulte nuestra guía gratuita .
Muchos contables dedican mucho tiempo a la extracción manual de datos de fuentes financieras. Cuantos más clientes gestionan, más tiempo tienen que dedicar a la extracción manual de datos. Sin embargo, pueden automatizar completamente este proceso con Power BI.
Power BI se integra de forma nativa con más de 250 fuentes de datos, como Business Central, Anaplan y Dynamics, lo que permite conectarse a ellas sin necesidad de escribir código. En la práctica, esto significa que puede usar el menú “Obtener datos” de Power BI para seleccionar la fuente de datos y crear una conexión directa con las tablas que desea extraer. A continuación, puede pulsar el botón “Actualizar” o programar una actualización para actualizar sus informes.
En Vidi Corp también ofrecemos complementos para extraer automáticamente datos de QuickBooks Online, Xero y Zoho Books. Estos complementos pueden usarse para extraer datos de una o varias cuentas. También puede visualizar los datos al instante con nuestras plantillas gratuitas de Power BI .
Los contadores a menudo necesitan combinar datos de múltiples fuentes para crear informes para los clientes.
Muchos clientes tienen sus datos en varias cuentas de QuickBooks Online en lugar de una sola. Por ejemplo, las inmobiliarias suelen tener una cuenta de QuickBooks Online por propiedad, mientras que los comercios minoristas tienen una cuenta por establecimiento. Una integración de Power BI con QuickBooks Online permite combinar los datos de varias cuentas sin necesidad de un modelado complejo.
Power BI también facilita la combinación de datos de diversas fuentes, como el sistema de contabilidad, CRM y hojas de cálculo de Excel. Puede combinar y anexar conjuntos de datos en Power Query o crear un modelo de datos con varias tablas.
El mantenimiento de los informes financieros requiere mucho tiempo. Los contadores realizan muchas tareas manualmente al actualizarlos, entre ellas:
Estas tareas de datos deben realizarse manualmente para cada cliente, lo que consume mucho tiempo si tiene una cartera o cuentas grandes. La buena noticia es que Power BI puede automatizar cada parte de este proceso manual.
Ya hemos discutido cómo automatizar la extracción de datos mediante la conexión a su software de contabilidad.
Los contadores pueden luego usar Power Query para aplicar sus pasos de transformación de datos, como eliminar columnas, reemplazar valores, etc. Como resultado, estos pasos se aplican cada vez que actualiza automáticamente sus informes de Power BI.
También puede automatizar otros flujos de trabajo en torno a Power BI , como el envío de actualizaciones por correo electrónico y la exportación de informes a PDF.
Algunas empresas de contabilidad van un paso más allá y crean portales en línea donde sus clientes pueden iniciar sesión y ver sus informes en cualquier momento.
Este enfoque tiene varias ventajas:
Power BI tiene muchas funciones de pronóstico que los contadores pueden usar para predecir ventas, flujo de caja u otras métricas financieras.
En primer lugar, Power BI admite la regresión lineal , que se utiliza habitualmente para la previsión de series temporales. La función Auto-ML permite crear modelos de regresión lineal sin necesidad de escribir código. Como alternativa, puede escribir fórmulas DAX para la regresión lineal si necesita más flexibilidad.
En segundo lugar, muchos directores financieros fraccionales realizan previsiones financieras en Excel y utilizan Power BI para visualizar los resultados. Power BI facilita la combinación de datos reales y previstos en un único informe gracias a sus funciones de modelado de datos.
Finalmente, las funciones de IA de Power BI, como el elemento visual “Influenciador Clave”, pueden ayudar a explicar los principales factores que impulsan las fluctuaciones de una métrica específica. Estas funciones de IA pueden explicar al instante a los clientes por qué han cambiado sus ingresos o gastos sin tener que consultar con los contables.
En lugar de compartir tablas y gráficos estáticos en Excel, ¿por qué no reemplazarlos con informes interactivos de Power BI? Esto mejora enormemente la experiencia del usuario y ayuda a los clientes a encontrar información más útil en sus datos.
Por ejemplo, todos los paneles de Power BI son interactivos, lo que significa que puedes hacer clic en un gráfico para filtrar el resto. Puedes experimentar la interactividad en el panel de contabilidad de Power BI mencionado anteriormente. Intenta hacer clic en el nombre de un mes en el gráfico de líneas para filtrar todos los demás gráficos por mes.
Power BI cuenta con muchísimas otras funciones interactivas, como
marcadores ,
desgloses e información sobre herramientas. Gracias a estas funciones, los contadores pueden dar vida a sus informes financieros y comunicarse con datos de forma muy clara.
Muchos contadores se quejan de las dificultades de trabajar con grandes volúmenes de datos en Excel: informes lentos, archivos que alcanzan más de 100 MB.
Los archivos de Excel pesados son difíciles de compartir con los clientes y suelen bloquearse en portátiles antiguos. Los contadores pueden solucionar este problema compartiendo sus informes a través de una plataforma web llamada Power BI . Esto significa que ya no tendrán que enviar archivos pesados a sus clientes; podrán consultar los informes en su navegador mediante un enlace.
También tenemos experiencia en el análisis de millones de filas en Power BI. Analizar estos volúmenes de datos en Excel sería imposible, ya que los archivos se ralentizarían y se bloquearían.
En promedio, nuestros clientes ahorran entre 4 y 10 horas de tiempo al mes al implementar Power BI. Este ahorro se debe a la automatización de la extracción y transformación de datos para todos los clientes.
Aquí tiene una reseña de Stephanie Dolbek, directora ejecutiva de Angel Oak Accounting, quien informó haber ahorrado 4 horas al mes tras crear paneles automatizados de Power BI para QuickBooks Online. Estos paneles automatizan los informes financieros de 5 clientes y no requieren mantenimiento mensual.
Aquí hay otra reseña de Michael Diamond, director financiero de Leeward Management, quien ahorró 10 horas al mes tras automatizar informes financieros en Power BI. Estos paneles extraen automáticamente los datos de QuickBooks Online, Zoho CRM, Zoho Creator y varias hojas de cálculo.
Los contadores pueden mejorar la precisión de los informes automatizando la extracción y transformación de datos en Power BI, eliminando errores manuales y garantizando actualizaciones constantes.
Por ejemplo, Andy Álvarez, CPO de Modern Canabis, redujo el tiempo de preparación de informes en un 75 % y eliminó los errores de entrada manual. Como resultado, esto mejora la confianza de las partes interesadas en los datos, lo que se traduce en decisiones más basadas en datos.
Puedes programar la actualización automática de datos de tus informes de Power BI hasta 8 veces al día con una licencia estándar de Power BI Pro. Imagina actualizar tus informes manualmente 8 veces al día; ¡necesitarías un empleado a tiempo completo para eso!
Este es el poder de la automatización, puedes mantener tus informes financieros actualizados, actuando inmediatamente sobre los cambios en tus datos.
Por ejemplo, uno de nuestros clientes informó que después de implementar los informes de Power BI con nosotros, aumentaron la frecuencia de los informes de mensual a diaria.
Power BI ayuda a los contadores a comunicarse con mayor claridad a través de los datos. Como resultado, los lectores de los informes financieros de Power BI pueden obtener más información de sus informes y tomar decisiones más informadas.
Por ejemplo, Mariyan Rangelov, director financiero de Neterra Telecommunications, informó que los informes de Power BI lo ayudaron a identificar una oportunidad única de ahorro de costos por un valor de 50 000 EUR y más oportunidades comerciales nuevas por un valor de 20 000 EUR por mes.
Hemos recopilado una lista de paneles de contabilidad de Power BI que solemos crear para nuestros clientes. La mayoría de estos paneles se pueden descargar gratuitamente desde nuestro sitio web. Otros se desarrollan específicamente bajo pedido.
Power BI permite a los contadores dar vida a los estados de resultados con visualización interactiva de datos. Con estos informes, los clientes pueden ver claramente las tendencias de sus métricas de pérdidas y ganancias, comprender los principales impulsores del cambio y analizar en detalle las transacciones.
Como muchos contadores saben, analizar porcentajes y tendencias aporta mucho más contexto a los estados de resultados. Presentar estos KPI visualmente en Power BI hace que el proceso de generación de informes a clientes sea mucho más eficaz.
Tenga en cuenta : nuestra plantilla Xero Power BI también incluye una página sobre análisis de balance.
El efectivo es fundamental para las pequeñas empresas y muchos clientes se preocupan constantemente por sus métricas de flujo de caja. Crear análisis de flujo de caja en Power BI ayuda a los contadores a aliviar parte de esta ansiedad al aumentar la visibilidad de la situación del flujo de caja de la empresa. Esto hace que los clientes sientan que tienen un mayor control de su flujo de caja, ya que saben cuál es su situación en todo momento.
Los paneles de flujo de efectivo también desglosan las actividades de entrada y salida de efectivo por cuenta para que los contadores puedan ver las principales contribuciones al cambio neto.
Tenga en cuenta : Nuestro
panel de Power BI de Zoho Books incluye páginas sobre pérdidas y ganancias, balance general y flujo de caja, cuentas por cobrar antiguas y análisis de facturas pendientes.
El análisis del balance general es fundamental para las empresas de sectores como
el inmobiliario, ya que suelen tener mayores activos y pasivos. Resulta valioso para los clientes de estos sectores que sus contables les proporcionen estos cuadros de mando, ya que les ayudan a mantener los pasivos bajo control.
A todas las empresas B2B les preocupa la velocidad de cobro de ingresos. Un informe de AR Power BI destaca qué clientes aún deben dinero a la empresa, cuánto deben y durante cuánto tiempo.
Cuando los contadores proporcionan este informe a sus clientes, les ayuda a recaudar ingresos más rápidamente y a reducir las deudas incobrables al realizar un seguimiento rápido de las facturas pendientes.
Los contadores suelen crear paneles de Power BI para comparar las ventas y los gastos reales con los presupuestos establecidos al inicio del año o trimestre. Dado que los presupuestos actúan como objetivos a largo plazo y suelen actualizarse anualmente, Power BI facilita el seguimiento del rendimiento en tiempo real.
Otra ventaja de Power BI para contables es la posibilidad de combinar presupuestos con previsiones. Las previsiones se actualizan con mayor frecuencia (semanal o mensual), por lo que su superposición con los presupuestos y los datos reales proporciona una visión dinámica del rendimiento financiero.
Disponemos de una extensa guía sobre las mejores prácticas de Power BI, que incluye modelado, visualización y gobernanza de datos. Sin embargo, existen algunas prácticas recomendadas de Power BI especialmente relevantes para los contadores.
Utilice plantillas de Power BI listas para usar para comenzar su desarrollo. Estas plantillas ya incluyen todas las fórmulas necesarias para que sus números coincidan. Por lo tanto, no tendrá que pasar por todo el proceso de prueba y error al crear su modelo de datos y fórmulas.
Por ejemplo, nuestra plantilla de Power BI de QuickBooks Online ya incluye todos los análisis de P&L, Flujo de Caja y Balance General. Es mucho más fácil de instalar y editar que desarrollarla desde cero.
Lo mismo ocurre con las integraciones de Power BI. Desarrollarlas desde cero es una tarea muy técnica y requiere mucho tiempo. Sin embargo, ya existen numerosas integraciones de Power BI listas para usar que puedes usar ahora mismo.
Los datos financieros son muy sensibles, especialmente si trabaja con los datos de sus clientes. Power BI es muy seguro, pero su uso tiene un gran impacto en la seguridad de los datos.
Por ejemplo, si comparte informes de Power BI mediante enlaces públicos, Google los indexa y cualquier persona puede encontrarlos mediante una búsqueda en línea. En su lugar, le recomendamos invertir en licencias de Power BI Pro para sus clientes o desarrollar un portal seguro donde puedan iniciar sesión para acceder a sus informes.
También puede usar funciones como la seguridad a nivel de fila para restringir los datos que muestra a cada cliente en sus informes de Power BI. De esta forma, puede asegurarse de que los clientes solo vean los datos que deben ver, en lugar de todo el conjunto de datos.
La importancia de Power BI para los contadores es innegable. En Vidi Corp, hemos ayudado a decenas de despachos contables a implementar Power BI en sus negocios. Como resultado, contamos con numerosos archivos y scripts que podemos reutilizar, lo que hace que nuestro trabajo sea muy eficiente.
Si desea conversar más sobre cómo implementar Power BI en su práctica de CPA, ¡ contáctenos ahora !
